На эти вопросы отвечает тайм-менеджмент: технология, которая позволяет научиться управлять собой во времени и успевать больше. Овладеть чувством своевременности помогают различные техники. Сегодня я рассказываю о технике «Три лотка», которая позволяет значительно повысить эффективность своей работы.
Тайм-менеджмент: как все успевать? Техника «Три лотка»
Многие считают, что тайм-менеджмент – это механизм управления временем. Но они не понимают, что временем нельзя управлять. Можно управлять собой во времени.
Чтобы все успевать, нужно обладать чувством своевременности, такта и со-настроенности со временем. Но что делать, если Человек не обладает этими качествами? Существует множество разных техник, которые помогают управлять собой во времени и грамотно планировать свое время. Они позволяют делать работу более эффективно, а стресс от количества невыполненных задач и вовсе пропадает из жизни Человека.
Одна из самых, на мой взгляд, интересных техник называется «Три лотка». Ее суть заключается в том, что на рабочем столе Человека располагаются три специальных лотка для документов: входящие, исходящие и отложенные.
В конкретный момент времени Человек может работать только над одной задачей, одним документом. Когда кто-то вторгается в его рабочее пространство и приносит ему новые документы, Человек теряет концентрацию, а эффективность его работы снижается. Чтобы этого не происходило, все текущие документы и задачи, которые поступают к Человеку, должны попадать в лоток «Входящие». Как только он закончит то дело, которым занимался, он обязательно просмотрит все поступившие документы и выберет, над чем он будет работать дальше.
Документ, с которым Человек уже закончил работу, должен попадать в папку «Исходящие». Представьте себе ситуацию: Сотруднику нужно написать три текста, а затем согласовать их с коллегами или начальством. Он пишет один текст и сразу же бежит получать обратную связь. Таким образом, он теряет не только свое, но и чужое время: гораздо эффективнее написать три текста, а затем отдать их на обратную связь, и потратить время ожидания ответа на другую задачу, чем бегать по офису, исправляя по одной запятой. Именно поэтому законченные дела должны попадать в «Исходящие»: вы разнесете их по адресатам тогда, когда у вас появится свободное время.
Лоток «Отложенные» нужен для тех дел, которые не требуют вашего срочного внимания. Допустим, вы занимаетесь созданием контент-плана на текущую неделю. Краем уха вы слышите, кто между двумя Сотрудниками возник конфликт. Вам не требуется бросать текущее дело и бежать разбираться в споре: запишите это в «Лист обещаний» и вернитесь к этому вопросу после того, как закончите важные и срочные дела.
Эта же система работает и для электронных писем, мессенджеров и социальных сетей. Пусть все распределяется по трем лоткам. Благодаря этому вы не только повысите эффективность своей работы, но и научитесь планировать свое рабочее время.
Из чего состоит техника «Три лотка»?
- Лоток «Входящие»: туда попадают все документы, задачи и предложения, которые поступают к вам, пока вы занимаетесь другим делом.
- Лоток «Исходящие»: туда попадают все завершенные документы и задачи. Они находятся там до тех пор, пока у вас не появится время разнести их по адресатам.
- Лоток «Отложенные» предназначен для несрочных дел, которые можно сделать позже.
- Важно помнить, что это обязательно должны быть лотки открытого типа. Папки исключены!