НАВЕРХ

Главная
>>
Новости
>>
Почему в сутках всего 24 часа? Где найти время? Как все успевать?

Почему в сутках всего 24 часа? Где найти время? Как все успевать?

На эти вопросы отвечает тайм-менеджмент: технология, которая позволяет научиться управлять собой во времени и успевать больше. Овладеть чувством своевременности помогают различные техники. Сегодня я рассказываю о технике «Три лотка», которая позволяет значительно повысить эффективность своей работы.

 

 

Тайм-менеджмент: как все успевать? Техника «Три лотка»

 

Многие считают, что тайм-менеджмент – это механизм управления временем. Но они не понимают, что временем нельзя управлять. Можно управлять собой во времени.

 

Чтобы все успевать, нужно обладать чувством своевременности, такта и со-настроенности со временем. Но что делать, если Человек не обладает этими качествами? Существует множество разных техник, которые помогают управлять собой во времени и грамотно планировать свое время. Они позволяют делать работу более эффективно, а стресс от количества невыполненных задач и вовсе пропадает из жизни Человека.

 

Одна из самых, на мой взгляд, интересных техник называется «Три лотка». Ее суть заключается в том, что на рабочем столе Человека располагаются три специальных лотка для документов: входящие, исходящие и отложенные.

 

В конкретный момент времени Человек может работать только над одной задачей, одним документом. Когда кто-то вторгается в его рабочее пространство и приносит ему новые документы, Человек теряет концентрацию, а эффективность его работы снижается. Чтобы этого не происходило, все текущие документы и задачи, которые поступают к Человеку, должны попадать в лоток «Входящие». Как только он закончит то дело, которым занимался, он обязательно просмотрит все поступившие документы и выберет, над чем он будет работать дальше.

 

Документ, с которым Человек уже закончил работу, должен попадать в папку «Исходящие». Представьте себе ситуацию: Сотруднику нужно написать три текста, а затем согласовать их с коллегами или начальством. Он пишет один текст и сразу же бежит получать обратную связь. Таким образом, он теряет не только свое, но и чужое время: гораздо эффективнее написать три текста, а затем отдать их на обратную связь, и потратить время ожидания ответа на другую задачу, чем бегать по офису, исправляя по одной запятой. Именно поэтому законченные дела должны попадать в «Исходящие»: вы разнесете их по адресатам тогда, когда у вас появится свободное время.

 

Лоток «Отложенные» нужен для тех дел, которые не требуют вашего срочного внимания. Допустим, вы занимаетесь созданием контент-плана на текущую неделю. Краем уха вы слышите, кто между двумя Сотрудниками возник конфликт. Вам не требуется бросать текущее дело и бежать разбираться в споре: запишите это в «Лист обещаний» и вернитесь к этому вопросу после того, как закончите важные и срочные дела.

 

Эта же система работает и для электронных писем, мессенджеров и социальных сетей. Пусть все распределяется по трем лоткам. Благодаря этому вы не только повысите эффективность своей работы, но и научитесь планировать свое рабочее время.

 

Из чего состоит техника «Три лотка»?

 

  1. Лоток «Входящие»: туда попадают все документы, задачи и предложения, которые поступают к вам, пока вы занимаетесь другим делом.
  2. Лоток «Исходящие»: туда попадают все завершенные документы и задачи. Они находятся там до тех пор, пока у вас не появится время разнести их по адресатам.
  3. Лоток «Отложенные» предназначен для несрочных дел, которые можно сделать позже.
  4. Важно помнить, что это обязательно должны быть лотки открытого типа. Папки исключены!